LGPD e Legal Design: como melhorar a comunicação durante as etapas da implementação?

Fato é que um processo de implementação à LGPD não é uma tarefa fácil para os colaboradores, Empresa e Consultoria.

Mas como melhorar esse processo e obter o engajamento de todos os envolvidos?Apresento a união da LGPD e Legal Design como meio excelente para isso.

O que é Legal Design

Gosto de buscar a origem das coisas. O Legal Design decorre de metodologias do próprio Design (como conceitos de User Experience e Design Thinking), ou seja, o foco primordial é o desenvolvimento dos produtos e serviços a partir das necessidades do cliente/usuário.

Nos anos 2010 já é possível encontrar textos falando sobre o assunto. Uma autora ativa sobre o tema é a professora da Universidade de Stanford Margareth Hagan. Ela descreve ser o Legal Design uma  bordagem que aplica o design centrado no ser humano ao mundo do direito, a fim de tornar os sistemas e serviços jurídicos mais focados nas pessoas, mais utilizáveis e mais satisfatórios.

Também existe muita confusão em relação ao conceito do Visual Law. Mas esse também é uma espécie de algo muito maior. Em eventos de que participo gosto de dar o exemplo do visual law como um braço, ou um galho de uma árvore, e essa árvore é o Legal Design. Assim, o visual law é uma aplicação mais visual de contextos jurídicos.

Voltando ao Legal Design, tem como objetivo trazer a pessoa para o centro da questão, e tenta a partir disso, criar soluções jurídicas efetivas e eficazes que farão sentido para o indivíduo.

É técnica multidisciplinar e precisa da junção ativa do Design, Tecnologia eDireito. Os três precisam andar juntos e inseparáveis. Para ilustrar essa união segue um desenho.

(imagem elaborada pela autora)

Legal Design como resolução de problemas

Durante um processo de adequação à LGPD muitos obstáculos acontecem, seja pela falta de apoio e entrega dos Diretores, seja pelo baixo interesse dos colaboradores ou pelo simples fato de desconhecimento da matéria por todos, incluindo o próprio comitê de privacidade nomeado.

Quando o profissional da consultoria se depara com esses problemas é o momento de rever suas estratégias e pensar em táticas reais de “combate”. Não é uma guerra, mas um enorme desafio.

Com a assistência dos fundamentos do Legal Design podemos ter bastante sucesso, são eles: a descoberta, interpretação, ideação, experimentação e evolução. Temos que descobrir o problema, pensar em uma possível solução, aplicar, testar e rever tudo.

Assim, surge o Legal Design como auxiliar na resolução dos problemas. Mas como resolver o problema de engajamento na adequação à LGPD? Melhorando a COMUNICAÇÃO. 

 LGPD: Titular no centro do palco

(imagem elaborada pela autora)

Essa frase de autoria da Professora Viviane Maldonado, e transformada em desenho por mim, retrata fielmente o sentido e objetivo da LGPD, qual seja, primordialmente a proteção dos dados pessoais dos Titulares, trazendo os mesmo para o foco central de todo um sistema.

De tal modo, o Legal Design tem como ideal colocar o usuário no centro. Por isso eu não me canso de falar que, associado à implementação da LGPD, é totalmente eficaz. 

E o formalismo jurídico?

Começo por uma frase que me chamou bastante atenção de autoria da Ana Holtz. lla disse que “O Legal Design não quer alterar a forma jurídica de fazer os serviços, e sim melhorar as entregas desses serviços”.

Então, a proposta é ajudar a melhorar os resultados e não alterar as formalidades jurídicas necessárias e padrões de condutas importantes.

Não quero que pensem que a inovação no meio jurídico veio para descredibilizar o Direito, ou para banalizar a profissão, ou para ensinar a todos como se faz o nosso “trabalho duro”, trabalho esse que levamos muitos anos, dedicação e investimentos financeiros para dominar. Não existe essa banalização do direito pela utilização das inovações que o Legal Design pode trazer.

O que acontece é uma transformação na forma de comunicação e não uma transformação do “saber jurídico”. Precisamos alterar a forma com que o usuário entende e compreende verdadeiramente algo. E se o Legal Design é efetivo para isso por que não utilizar? 

LGPD e Legal Design: a transparência necessária

Um dos princípios fundamentais da LGPD é a transparência. No artigo 6º, inciso VI, da Lei 13.709/18, prevê ser a transparência a garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial.

Me responda você, esse artigo de lei por si só não incentiva, mesmo que indiretamente, a utilização do Legal Design?

Penso eu que sim. E utilizo em todas as etapas possíveis da implementação à LGPD. Pois quando utilizo eu percebo maior clareza no tratamento efetuado pelo controlador e consequentemente haverá facilitação de compreensão dos pontos naturalmente difíceis pelos titulares.

Transparência: valor reputacional para a empresa

Grandes empresas no mercado já tiveram essa sacada de mestre: utilizar a privacidade como meio de alavancar os seus negócios, ganhando mais credibilidade e valor perante os seus clientes e parceiros.

Claro, quando você demostra com clareza o tratamento de dados pessoais no mercado, os clientes sentirão mais confiança ao entregar o seu bem mais valioso, os dados. Portanto, terão mais segurança nessa relação comercial, indicando para outras pessoas e classificando melhor a empresa. Do mesmo modo que os parceiros sentirão maior segurança nas negociações. 

Legal Design aplicado aos treinamentos da LGPD

Gosto de contar minha experiência prática, pois essa é uma das bases da metodologia. É interessante, pois tiramos lições das vivências de outras pessoas e aplicamos também o que deu resultado positivo.

Em um treinamento em que palestrei uma colaboradora (em tom de brincadeira) perguntou se eu iria ficar lendo slides intermináveis (risos). A resposta foi em tom de brincadeira também, mas em síntese foi: óbvio que não. Mas fato é que, esse é o sentimento dos funcionários quando estão em uma sala de reunião.

As pessoas não se sentem bem, em um primeiro momento, ao saberem que precisarão parar as suas atividades laborais para ficar por horas ali sentados ouvindo alguém falar quase que eternamente (exagero).

Eles querem mais, querem dinamismo, didática, interação, conexão, entusiasmo, querem linguagem acessível e querem saber o que a proteção de dados muda em suas vidas.

Se não passamos essa confiança dificilmente vamos prender a atenção de alguém.  

Treinamento prático

É clichê. Eu sei. Mas comece do início. O que adianta falar de princípios e bases legais da lei se os colaboradores não entenderam o básico?

Explique na prática o que é dado pessoal, os perigos do compartilhamento irregular dos dados, como se proteger, como proteger os filhos dos perigos na internet, como implementar boas práticas da segurança da informação em seus lares e como os dados sensíveis podem trazer tantos prejuízos para a pessoa.

Pronto. Se entenderem bem tudo isso você poderá partir para os pontos complexos da lei ,poderá partir para as condutas que a empresa espera deles no local de trabalho e no desempenho de suas funções.

Utilize quebra-cabeça e contextualize sobre dados pessoais identificáveis ou passíveis de identificação quando juntos.

Pegue post-it e solicite que cada um coloque uma característica própria da personalidade, junte tudo e após leitura de cada papel os demais precisam descobrir de quem é a caraterística correspondente.

Faça competições amigáveis entre os funcionários (isso desperta um interesse pessoal nas pessoas),aplique técnicas de gamificação e mostre vídeos (o Youtube está repleto de material bom).

Desenvolva vídeos em pílulas de conteúdo, esse material é ótimo para fixar na cabeça das pessoas. Precisamos usar a criatividade escondida dentro de nós, e assim chegar na mente das pessoas. Foto de um treinamento utilizando quebra-cabeça.

(foto de acervo próprio)

  

Seja criativo nas Políticas de Privacidade e Códigos de Ética

A política de privacidade e código de ética (tema de privacidade) são os meios pelos quais o controlador descreve aos colaboradores o que se espera deles em relação aos procedimentos, processos internos e como será realizado o tratamento com seus dados.

Geralmente são documentos com muitas páginas e tudo bem por isso. Entendo que por necessitar prever todas as etapas internas do trabalho e privacidade não tem como ser diferente.

Contudo, que tal facilitar a leitura, substituir termos complexos e técnicos, colocar um bom espaçamento, aumentar a fonte da letra, destacar pontos importantes, utilizar elementos visuais e muito mais?

Quando algo é agradável aos olhos dá vontade de ler e estudar o material. Temos que pensar em facilitar a absorção do conteúdo e assim alcançaremos o nosso objeto de padronização de condutas internas. Veja o modelo abaixo.

(Imagem criada pela autora) 

 

Aviso de Privacidade visual

Sou suspeita para falar sobre aviso de privacidade visual, pois comecei com esse produto em 2020 criando avisos de privacidade em vídeo.

Até então não sabia como seria a reação das pessoas. Por isso é muito importante quando criamos uma solução testar e esperar os feedbacks.

Para a minha grata surpresa deu super certo, e hoje eu não consigo mais elaborar um aviso de privacidade “tradicional” sem oferecer também o material visual. Muitos clientes topam o desafio.

O material visual pode ganhar visibilidade muito maior no mercado. Poderá ser compartilhado nas redes sociais e também é acessível a todos.

Um bom aviso de privacidade em vídeo precisa ter narração, legendas, sons e imagens (estáticas ou animadas). O titular sentirá prazer em assistir esse material. Ele irá entender perfeitamente como a empresa fará o tratamento dos dados pessoais.

Então, não tenha medo de propor soluções nesse estilo aos seus clientes. Além do formato em vídeos, o aviso de privacidade pode ser feito em textos com elementos visuais ou simplesmente mudando a linguagem. Isso já ajuda muito.

Quando eu elaboro algum material eu penso no usuário final. Temos que pensar no público determinado e certo. Tem que fazer sentido e não pode agredir os olhos e o entendimento das pessoas. Precisa conversar com o ponto focal em questão. Não documentos para você, faça para o usuário final. 

E por fim: mudar não é fácil

Quando um legal designer ou consultor cria algo ele não pode esperar que todos gostem de cara e que aquilo seja a cereja do bolo. Ele precisa esperar a opinião do outro e ver se a solução proposta será efetivamente eficaz.

Eu confesso que não é uma tarefa fácil oferecer uma resolução de conflito e esperar as avaliações de terceiros. Mas é algo necessário. Ninguém é obrigado a gostar da sua ideia. Precisamos ter humildade e sabedoria para ouvir os pontos negativos e buscar sempre melhorar e atender as expectativas em prol de uma melhor comunicação e entendimento dos titulares.

Dica number one: saiba ouvir em primeiro lugar. Quando o consultor chega na empresa para iniciar a adequação ele precisa saber conversar com as pessoas, ele precisa ouvir cada departamento em primeiro lugar, ouvir as queixas da direção e apurar todos os pontos de atenção e relevância.

De um modo geral, queremos impor o nosso modo de trabalho, às vezes não fazemos por mal, pois é algo intrínseco da profissão. Mas precisamos mudar a mente e saber trabalhar com pessoas, pois no fim de tudo serão as pessoas que efetivamente irão manejar os dados pessoais, não é mesmo?

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Blog Post escrito por:
Poliane Almeida