LGPD E CLT: como essas duas leis se relacionam?

Uma forte pressão mundial, somada a 10 anos de estudo e flerte legislativo por aqui, levou o Brasil a ter sua própria legislação de proteção de dados, em 2018.

A Lei nº 13.709/2018 passou a vigorar em setembro de 2020 e é uma resposta necessária aos constantes avanços tecnológicos e à necessidade de protegermos a nossa privacidade e os nossos dados pessoais.

Como parte do nosso sistema legal, a adequação à LGPD não é opcional, e, ainda que ela esteja em vigor há quase 1 (um) ano, boa parte das empresas não se movimentou para cumpri-la. Não raramente, o que se vê é uma adequação “caseira”, baseada em aviso de cookies no site e cláusulas padrão nos contratos.

A consequência disso é que poucos veem que uma uma grande área afetada pela LGPD é o RH das empresas, podendo ser afirmado, sem sombra de dúvidas, que a adequação trabalhista é tão vultosa e importante que acaba sendo, na verdade, um Compliance Trabalhista.

Basta pensar, inicialmente, na quantidade de dados de colaboradores que é gerida pelas empresas. Empregados são pessoas físicas e, como tal, titulares dos seus próprios dados. Não raro, as fichas de empregado pedem dados do funcionário que não são exigidos nem mesmo pela CLT ou pelas leis previdenciárias, como: cor da pele, dos cabelos, dos olhos, opção sexual, se é casado, se tem filhos etc.

Salvo em casos específicos, em que o estado civil e a quantidade de filhos são obrigatórias, como, por exemplo, para cadastro no eSocial ou para plano de saúde interno da empresa, coletar essas informações sem finalidade, necessidade e base legal, contraria a LGPD. E essa contrariedade à lei pode levar a multas aplicadas pelo Ministério Público do Trabalho, além de indenizações em reclamatórias trabalhistas e sanções da ANPD( Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

Diante disso, cabe ao empresário tomar todas as medidas necessárias para proteger os dados pessoais de seus colaboradores, observando, sempre, os princípios e as bases legais da Lei Geral de Proteção deDados.

Entretanto, uma adequação trabalhista não passa somente pela adequação dos contratos de trabalho vigentes, pela confecção de novos contratos e pela destinação correta dos que já estão extintos. Vai muito além disso.

Há necessidade de se averiguar as relações e contratos com terceirizados, com empresas fornecedoras e parceiras, regras e prazos para manutenção e guarda de documentos para fins trabalhistas e previdenciários, adequação da seleção de novos funcionários e coleta de currículos etc.

A quantidade de documentos a serem confeccionados ou adequados é enorme, pois, na análise, devem ser avaliados os riscos associados e as soluções adequadas, sempre enquadrando os processos nas bases legais trazidas pela LGPD.

Um dos documentos elaborados é Tabela de Temporalidade. Ela será um apoio importantíssimo para a empresa, pois aponta o tempo máximo de guarda e como ela deve ser feita, tanto de documentos como de contratos, conforme a legislação correspondente.

Além disso, há o Código de Conduta e o RegimentoInterno que serão confeccionados ou adequados.

A adequação trabalhista é altamente complexa e, em função disso, deve ser feita, preferencialmente, dentro de uma adequação completa, “full”, já que todos os comportamentos, processos e procedimentos adotados dentro da empresa deverão ser adequados.

A partir da primeira fase de uma adequação, quando são mapeados os dados e se faz uma leitura de toda “linha de vida” deles dentro da empresa, analisando-se desde o momento em que ele entra na corporação até sua eliminação, está-se olhando para a adequação trabalhista. Toda forma de trabalho dentro da empresa será adequada, de modo que seja incorporada acultura de proteção de dados em todos, da mais alta direção, até o colaborador mais simples.

Na segunda fase, que é a implementação propriamente dita, a empresa toda é envolvida e percebe as grandes mudanças voltadas à proteção de dados, especialmente as comportamentais, que é o que irá afetar positivamente o dia a dia dos empregados. Afinal, uma empresa que cuidados dados pessoais dos seus colaboradores é bem vista por eles, seus amigos e familiares.

Ao contrário do que alguns pensam, a adequação não é uma “caça às bruxas” ou “apontar de dedos”; muito pelo contrário, trata-se de processo que acaba levando toda a empresa para os trilhos, para a conformidade, já que são jogados grandes holofotes onde deve haver ajustes.

A empresa que faz uma adequação completa passa a gozar de alta reputação perante os consumidores, clientes e empresas com as quais se relaciona, passando a ser muito mais competitiva no mercado. Grandes corporações, já adequadas, deixarão de contratar com empresas que não estão, oque, evidentemente, coloca aquelas que já se adequaram em outro lugar.

Por fim, a última fase de um grande projeto, após a entrega de toda a adequação documental e de todos os processos aplicados, ao encarregado de dados, é o treinamento.

Treinar a diretoria, os colaboradores, os terceirizados, os parceiros, é fundamental. Sem essa etapa, nada faria sentido, pois o legado da proteção de dados, a nova cultura que se busca implementar deforma permanente na empresa não seria passada a quem torna a empresa viva.

Isso tudo é adequação trabalhista.

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Blog Post escrito por:
Paula Beckenkamp